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Comment bien organiser une conférence ? (2024)

Organiser une conférence

Réussir l’organisation d’un évènement peut souvent devenir très complexe. Il existe plusieurs aspects à prendre en compte pour une bonne organisation. Les conférences font partie de ces évènements qu’il faut organiser minutieusement. Il vous faut respecter différentes étapes, le tout chapeauté par un expert qui a une maitrise dans le domaine. Si vous envisagez d’organiser une conférence, voici quelques conseils qui vous feront certainement du bien. Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez 3 astuces pour réussir l’organisation de votre conférence.

Trouver les bons intervenants

Il est impossible de parler de conférences sans prendre en compte le conférencier. Autrement dit, il est essentiel de trouver un bon conférencier qui interviendra pendant l’évènement. En effet, vous devez vous assurer que ce dernier est un expert sur la question à traiter. Si vous devez organiser une conférence dont le thème porte sur la paléoanthropologie, il vous faut un conférencier qui a des connaissances sur le sujet. Pascal Picq, conférencier et expert en paléoanthropologie, peut vous être utile à ce sujet. Ce dernier pourra, grâce à ses connaissances, vous apporter un plus. Il faut souligner que, quel que soit le domaine, le choix d’un expert se veut primordial. En effet, ce choix aura un impact sur le déroulement de la rencontre, d’où les participants pourront en tirer satisfaction.

Planifier les interventions

L’un des éléments les plus difficiles pour réussir une conférence est le planning des interventions. Le temps fait partie des aspects les plus importants lorsque vous conviez des personnes à un évènement. Il est donc nécessaire pour vous de suivre à la lettre le programme que vous aurez établi. Pour faire le planning d’une conférence, nous vous conseillons de dresser une liste des activités. Ensuite, faites une estimation du temps en fonction des interventions au cours de la conférence. Vous pouvez, par exemple, définir les horaires selon les rubriques suivantes :

  • l’accueil et l’arrivée des participants ;
  • les présentations ;
  • l’exposition du thème de la rencontre, etc.

À chaque rubrique, n’oubliez pas d’ajouter une marge de 5 à 10 minutes pour être plus efficace et permettre la bonne exécution du timing.

Faire la promotion de la conférence

Une conférence est bien organisée si elle réunit bon nombre de personnes. En effet, vous devez faire la publicité de votre conférence. Il existe différents moyens par lesquels vous pouvez promouvoir cet évènement. Si, par exemple, vous organisez une conférence en ligne, vous pouvez faire sa promotion via les réseaux sociaux. Ce moyen peut susciter de l’engouement autour de cette conférence. Votre événement aura ainsi un maximum de visibilité. Ce qui contribuera à sa réussite. Pour le cas d’un évènement physique, vous pouvez vous tourner vers des structures professionnelles ou des agences de communication. À noter qu’il faudra insister sur ce que votre évènement pourra apporter aux participants.

Pour conclure, retenez qu’il existe plusieurs astuces qui permettent de bien organiser une conférence. Ces astuces peuvent osciller en fonction de l’objectif et de la conférence. Il s’agit de trouver les bons intervenants, de faire le planning des interventions et la promotion de votre conférence.

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